DROPBOX, BREVE REPASO DE UNA DE LAS MEJORES NUBES

Hay ciertas tecnologías a las que aún no se han adaptado las personas, por ejemplo el tema de las nubes que ya traté en un artículo anterior; así pues, esta vez trataré solo de Dropbox, que me parece es la nube que tiene mejores prestaciones para estudiantes universitarios y profesionales de la educación y otras ramas, que desean compartir archivos entre grupos grandes de gente como equipos de trabajo o estudiantes de un mismo curso, o para personas que trabajan desde varias terminales y desean tener los archivos siempre a disposición. Lo primero que deberá hacer para contar con Dropbox es registrarse en la página con su correo electrónico y crear una contraseña, puede registrarse haciendo clic aquí. Ahora bien, trataré el tema usando los ejemplos clásicos.

El primero es cuando un profesor de algún curso equis, desea compartir uno o varios archivos con su 30 o 40 estudiantes, para lo cual generalmente pide una lista de todos los correos a los estudiantes para enviarles el documento, así de esta forma cada vez que necesite enviar un nuevo archivo deberá repetir la acción, o cuando delega a uno de los estudiantes para que les comparta el archivo a los demás el estudiante generalmente hace dos cosas, hace los mismo que el profesor, es decir, pedir los correos de todos y mandarlos a sus correos o crear “un correo del curso”, poner el archivo ahí y darles la contraseña a todos, con la desventaja de que algún palomilla vaya a cambiar la contraseña del correo. Ante esto la gran ventaja de usar Dropbox, es que simplemente el profesor deberá ir a su carpeta de Dropbox en su computadora, crear la carpeta con el nombre del curso, por ejemplo “Gerencia Estratégica II” y guardar ahí los archivos que desee compartir, luego ir a la página de Dropbox y poner ahí todos los correos de los estudiantes; momento en el cual todos los estudiantes recibirán en sus email un correo recibiendo la invitación a unirse a una carpeta compartida, solo deberán aceptar y los que aun no se hayan registrado a Dropbox, les saltará la pagina de registro, luego de lo cual tendrán el archivo listo en sus computadoras o Smartphones o en ambos dependiendo de en que dispositivos hayan instalado Dropbox, hay que mencionar que no existe límite de dispositivos.  Aquí se ven las siguientes ventajas, si el profesor no tiene todos los correos de sus alumnos no importa pues un alumno que haya aceptado la invitación podrá invitar a mas alumnos a unirse a la carpeta; también, que el profesor no tendrá que mandar una invitación cada vez que quiera compartir un archivo, solo deberá guardarlo en su carpeta de Dropbox en su computadora, Dropbox lo subirá automáticamente, solo deberá informarle a los alumnos que ya tiene en sus computadoras, laptops, smartphones o tablet el archivo y que lo revisen. No habrá palomillas que borren el contenido pues el profesor podrá configurarlo para que solo él lo pueda borrar, por lo que los alumnos solo lo podrán borrar de sus computadoras pero no así de la web desde donde se deberá borrar para que deje de existir.

El otro caso es el de los profesionales que requieren trabajar con ciertos archivos sin importar donde estén. Por decir un Jefe de Ventas de un hotel equis que requerirá ver su archivo en hoja de cálculo, por decir, Excel, donde tiene la disponibilidad de las habitaciones del hotel, y si este funcionario necesita estarse movilizando todo el tiempo; lo que sucedía antes es que si le llamaban por una reserva, debía colgar llamar a la oficina para que vean el archivo y volver a llamar para que dar respuesta si se puede o no hacer la reserva, lo cual es poco eficiente y genera un gasto increíble. Con Dropbox la cosa cambia de manera radica; así pues, este mismo funcionario instalará Dropbox en las dos o tres computadoras con las que trabaja, por decir de la oficina central, de la secretaria y la del hotel y de paso en su Smartphone, creará una carpeta por decir “reservas” y pondrá ahí el archivo, así cuando salga de la oficina y le llamen por una reserva si colgar la llamada podrá visualizar el archivo y dar respuesta inmediata, así mismo lo podrá ver su jefe o su secretaria, el archivo se mantendrá siempre actualizado y será accesible si importar que no esté en la oficina y esté en el hotel, por decir.

Existen infinidad de aplicaciones para esta nube, que es una de la mejores que hay en la red, por ejemplo la de los blogueros que desean poner enlaces en sus blogs para que sus lectores bajen sus archivos. En este blog hay muchos archivos que comparto por Dropbox, por ejemplo este, aunque para los blogueros recomiendo con mayor frecuencia el uso de Box, una nube mucho mejor para fines de blogs que para los antes mencionados. Pero trataré al respecto en otro artículo.